¿Cómo sobrevivir en un espacio de trabajo colaborativo?

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Artículo escrito por: Josephine Itela en.

Imagina que estás a punto de aceptar una oferta de trabajo, y tu futuro empleador te dice que tu día a día se desarrollará en un espacio de trabajo colaborativo…

espacio de trabajo colaborativo

Los empleados de una empresa que hace el cambio a las oficinas colaborativas son preparados obligatoriamente para este cambio a través de diversas comunicaciones internas, visitas, reuniones, seminarios web, etc.

Pero ¿qué hay de ti, un nuevo empleado que se integra en un entorno así sin transición?

Una historia real

Antes de entrar en materia, lee con atención esta historia basada en hechos reales.

Hace diez años, una parisina recién llegada a Montreal decidió solicitar un puesto de trabajo en una gran empresa de medios de comunicación.

Invitada por el jefe de recursos humanos y su futuro director a una entrevista, en un despacho cualquiera, aceptó sin dudar una oferta verbal que firmó al día siguiente.

Desde los primeros segundos, al ver lo que iba a ser su rutina diaria por tiempo indefinido, se le heló la sangre: cubículo a juego con moqueta gris y compañeros que no desprendían alegría de vivir.

Aceptando su triste destino durante seis meses, se dio cuenta de que su primera impresión no era un capricho debido a un fuerte gusto por las cosas bonitas.

El ambiente de trabajo era del color del local y de sus habitantes…

Dejemos el misterio.

¡Esta mujer soy yo, y debería haber investigado más!

Teniendo mi paciencia y masoquismo límites, confieso sin pudor que rescindí prematuramente este contrato de trabajo.

Mi cerebro y yo acordamos olvidar lo que ahora llamo un desafortunado percance.

Morale de la historia: el ambiente de trabajo es un elemento crucial. A partir de ahora, siempre pido ver las instalaciones antes de firmar un contrato.

La llegada de las nuevas tecnologías está revolucionando el mundo profesional, y esto repercute especialmente en nuestros entornos de trabajo.

En las últimas décadas se han sucedido los despachos individuales y las oficinas compartidas por dos o tres personas con las que era mejor tener relaciones armoniosas dada la promiscuidad.

El «open-space», percibido en su momento como símbolo de modernización, se impuso entonces.

Más tarde serían criticados por algunos empleados y sociólogos del trabajo por ser ruidosos, estresantes e impersonales.

Ahora, el colmo de lo cool incluye el teletrabajo, los espacios de coworking, pero también los espacios de trabajo colaborativo.

Pero en términos prácticos, ¿qué es un espacio de trabajo colaborativo?

Sin embargo, como su nombre indica, un espacio de trabajo colaborativo está diseñado para fomentar la colaboración, pero también para romper los silos entre los empleados de un mismo sector y romper las barreras jerárquicas.

A menudo iluminados y equipados con muebles ergonómicos y modernos y un estilo elegante, estos espacios combinan tanto áreas abiertas, zonas para la colaboración y la concentración, como espacios cerrados más íntimos para llamadas o reuniones confidenciales, y áreas comunes diseñadas para las pausas de café y las discusiones informales.

En un espacio de trabajo colaborativo, se dice adiós a las oficinas asignadas y personalizadas. Independientemente del lugar que ocupe en la jerarquía de la empresa, cada mañana es una sorpresa del jefe. Te sentarás donde haya espacio, dependiendo del tipo de tarea que tengas que hacer.

Quien dice «espacio de trabajo colaborativo» dice uso de herramientas de trabajo colaborativo y reducción de papel. Muy a menudo, la empresa ofrecerá softphones, portátiles o tablets adaptados a este estilo de vida nómada, así como herramientas tecnológicas que simplifican el trabajo en equipo como Microsoft Office 365, Microsoft Teams o Skype Empresarial.

Cuidado con no confundir los espacios colaborativos con el coworking, donde los trabajadores autónomos comparten un espacio a cambio de x cantidad de dinero durante un periodo de tiempo determinado.

En Montreal, varias empresas como el Banco Nacional, Deloitte y Raymond Chabot Grant Thornton cuentan ya con oficinas colaborativas.

En todo el mundo, algunas empresas especializadas en el diseño de oficinas están ampliando su oferta para incluir espacios de trabajo colaborativos.

El auge del teletrabajo, la necesidad de ahorrar dinero en los costes de alquiler o la cohesión de las tropas, las motivaciones detrás de esta decisión difieren según cada organización.

Sea cual sea el caso, estos nuevos espacios de trabajo emergentes representan un argumento para atraer el talento.

Desde el punto de vista del empleador, demuestra un espíritu innovador, una conciencia del bienestar de los empleados, así como una verdadera preocupación por el compromiso de los mismos.

Aquí tienes algunos consejos para sobrevivir en espacios de trabajo colaborativos:

Prefiere la comodidad y el minimalismo

Empecemos por dos aspectos prácticos: la comodidad y el minimalismo.

En primer lugar, tu comodidad debe estar asegurada. Los espacios de trabajo colaborativo le ofrecen diferentes puestos de trabajo. Sin embargo, algunas no están diseñadas para largas horas de trabajo.

Además, dado que la altura de los asientos y algunos escritorios son ajustables, asegúrate de que tu puesto de trabajo es ergonómico, con la ayuda de las recomendaciones de la CNESST (Comisión de normas, de la equidad, de la salud y de la seguridad en el trabajo).

Siendo el trabajo sedentario por sí solo un verdadero peligro, sumado a esa mala postura diaria sería un cóctel explosivo para nuestra salud.

En segundo lugar, ten en cuenta que el único lugar que tienes asignado es una taquilla en la que depositas tus objetos personales.

Sí, dicho así, hace pensar en una cárcel, te tranquilizo, sigues siendo libre y tu vida cotidiana es más bien la de un nómada.

Debes llorar imperativamente las fotos de tu perro y los cactus que adornaban tu despacho.

Eliminar lo superfluo es vital, se recomienda encarecidamente guardar sólo lo que sea útil y se adapte a sus necesidades.

Te darás cuenta de que al igual que los escolares, la mayoría de los empleados de este tipo de oficinas tienen una mochila. Lógico, ¿no? Sigue siendo la forma más ergonómica de llevar tus cosas de un sitio a otro.

Como en un compañero de piso, respeta las normas implícitas y explícitas

Un espacio de trabajo colaborativo es un poco como un albergue español, compartes tu día a día con nuevos compañeros de piso.

La única diferencia es lo que en la mayoría de los casos, no siempre se sabe su fecha de llegada, y mucho menos su fecha de salida.

Para convivir pacíficamente, es muy recomendable respetar las reglas implícitas y explícitas.

Algunas normas están realmente enumeradas y puestas a disposición de los empleados, es más fácil hacerlas cumplir, aunque no siempre.

También hay reglas tácitas, relacionadas con las habilidades blandas, como la cortesía (saludar y despedirse unos de otros), evitar ruidos y olores molestos, mantener limpios los espacios comunes y, por último, respetar la necesidad de concentración o aislamiento.

Desarrollo más este último aspecto en el siguiente punto.

3. Adopta estrategias eficaces para concentrarte

Como puedes suponer, concentrarse no siempre es fácil en los espacios de colaboración.

No todo el mundo es capaz de desconectar el ruido que le rodea. Las conversaciones telefónicas, las discusiones entre compañeros, las bromas, las risas, etc. representan verdaderas molestias de ruido que hacen que concentrarse en un área abierta sea un verdadero desafío.

La solución ideal sería poder retirarse a un área de concentración, sin embargo, esto no siempre puede ser factible.

Como resultado, hay que ser estratégico para crear muros invisibles para uno mismo.

Sin tener necesariamente un look a lo Pablo Escobar, puedes adoptar un lenguaje corporal que retrase la sesión de chat o ponerte unos auriculares en los oídos con tu música favorita.

Explota todos los espacios para ser productivo

Proporcionando una variedad de espacios adaptados a las diferentes tareas que realizan los empleados, se supone que estos espacios profesionales favorecen más la productividad.

Sin embargo, hay que explotar todos los espacios y sus características. Es fácil caer en la trampa de estar todos los días en la misma zona de trabajo atraído por las caras conocidas.

Simplemente instalarse en el mismo espacio por reflejo sin tener en cuenta el tipo de tarea a realizar puede ser contraproducente.

Te voy a poner un ejemplo concreto: si tienes que preparar una presentación por escrito y requiere concentración, lo mejor es que te aísles y evites las distracciones de una zona dedicada a la comunicación.

De lo contrario, puede que llegues a casa por la noche, poco orgulloso de tu trabajo inacabado y de las horas extra que vas a tener que echar.

Para evitar este tipo de escenarios, puede ser prudente planificar su movilidad geográfica el día anterior, y hacer una reserva de habitación si es necesario.

Trabajar en red internamente (¡sí, es posible!)

Como las interacciones se facilitan en los espacios de trabajo colaborativo, cada día representa una oportunidad de networking.

Al igual que en una hora feliz, no dudes en presentarte a tus nuevos compañeros de piso y explicarles brevemente tu función dentro de la organización.

Recuerda el nombre de pila y el cargo de cada uno, y ¿por qué no les invitas a unirse a tu red de LinkedIn?

Este tipo de oficina también favorece el desarrollo profesional, ya que el intercambio de información se simplifica y a veces es instantáneo.

Sin que sea calculado o estratégico, puedes destacar con tu buena apariencia, actitud positiva y profesionalidad.

¿Quién sabe qué puertas se pueden abrir?

En la otra cara de la moneda, ten cuidado con el mal humor y los malos modales que pueden jugar en tu contra.

Te ven y te escuchan más personas, así que, en la medida de lo posible, intenta causar una impresión positiva.

Conclusión

Si estás dispuesto a trabajar en una empresa que ofrezca espacios de trabajo colaborativos, la adaptabilidad será tu mejor amiga.

Pero sobre todo, date tiempo para aclimatarte a este nuevo ritmo, ya que es un cambio susceptible de agitar la vida cotidiana.

Para que esta transición sea exitosa, lo mejor es abstenerse de darle vueltas al pasado.

Lo mejor es aprovechar los diferentes lugares y herramientas a tu disposición, los nuevos encuentros y oportunidades de desarrollo profesional, y perfeccionar el uso de las nuevas tecnologías.

Si, por el contrario, te quedas inconsolable al recordar tu antigua rutina, tu marco de fotos, los bolígrafos multicolores y demás artilugios que decoraban tu oficina, puede que no sea para ti.

Después de todo, en la naturaleza están todos los gustos. Pero, tengo la sensación de que el mundo laboral del mañana aún nos tiene reservadas muchas sorpresas.

Así que, ¡prepárate!

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