Consejos básicos para una reunión exitosa

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Cuando una empresa comienza a contratar personal, el gerente puede tener que organizar reuniones con sus empleados por diversos motivos. Dirigir una reunión no es nada sencillo, hay que evitar que los participantes sientan que están perdiendo el tiempo para que sea productiva.

Aquí tienes algunos consejos básicos para que la reunión sea un éxito.

consejos para una reunión de éxito

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Fijar el orden del día de la reunión

Para tener una reunión de éxito, hay que fijar un orden del día con antelación e informar a los participantes de los objetivos de la misma.

Participar en una reunión sin saber de antemano de qué se trata es contraproducente; ningún participante podrá prepararse para ella.

Cuando la reunión tenga lugar, el facilitador debe asegurarse de que las discusiones no se desvíen del tema originalmente planeado.

Invitar a los participantes adecuados a la reunión

En una reunión, es demasiado común encontrar que varios participantes no están realmente involucrados en los intercambios que están teniendo lugar. Peor aún, a veces ocurre que nos olvidamos de involucrar a las personas que son parte interesada en el tema de la reunión.

Esto puede sonar un poco básico, pero hay que asegurarse de antemano de reunir a los participantes adecuados.

Elige cuidadosamente el lugar de la reunión

El lugar donde se celebrará la reunión también importa, debe haber espacio suficiente para acomodar a los participantes y la sala debe estar equipada más o menos adecuadamente en función de las necesidades. Cuando los participantes están repartidos por varias instalaciones en diferentes lugares, la tarea es un poco más compleja.

En algunos casos pueden ser preferibles las soluciones externas para invitar a los participantes a una reunión. Las grandes organizaciones ofrecen salas de reuniones por todas partes.

Una persona debe facilitar la reunión

Una buena reunión tiene que ver con un buen facilitador. Una persona, normalmente el líder o un directivo, debe encargarse de guiar los debates, dar la palabra a los participantes y resumir el contenido de los intercambios.

Además, el facilitador debe asegurarse de respetar la duración de la reunión y no dudar en intervenir para cerrar un debate y seguir adelante. Dependiendo del objetivo de la reunión, el facilitador debe adaptar su estilo de discurso.

Provea un acta de la reunión y un seguimiento

Al final de la reunión, se recomienda enviar a cada participante un registro de los intercambios que se produjeron y de las decisiones tomadas. Para ello, alguien que asista a la reunión debe encargarse de tomar notas mientras se celebra.

Por último, lo ideal es que se haga un seguimiento de la aplicación de las medidas que se decidieron en la reunión.

Una segunda reunión que tenga como objetivo constatar el impacto de las nuevas medidas y el seguimiento de su aplicación puede ser bienvenida.

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