10 errori di gestione delle scorte da evitare

, Author

Ecco i 10 errori più classici nella gestione delle scorte, nella gestione delle forniture e nella catena di approvvigionamento. Insieme vedremo come identificarli ed evitarli.

come evitare errori di approvvigionamento nella sua gestione delle scorte'approvisionnement dans sa gestion de stock

come evitare errori di approvvigionamento nella sua gestione delle scorte'approvisionnement dans sa gestion de stock

At a Glance

1 : Non padroneggiare il tuo catalogo prodotti

Questo è l’errore più comune ma più ovvio. Non avere un file Excel o uno strumento che centralizzi il 100% dei prodotti dell’azienda e che includa tutte le informazioni chiave per la gestione del suo stock. Dico il 100% dei prodotti, cioè la fine delle serie con stock, i prodotti attivi ma anche i nuovi prodotti referenziati senza stock.

Questo documento deve obbligatoriamente essere composto da:

  • Albero dei prodotti (categorie, famiglia, tipo di prodotto).
  • Numero di riferimento.
  • Nome del prodotto.
  • Stato del prodotto (nuovo o no).
  • Prezzo di acquisto.
  • Tempo di consegna del fornitore.
  • Ordine minimo del fornitore.
  • Prezzo di vendita del catalogo.
  • Prezzo di vendita effettivo.
  • Data di fine vita del prodotto.
  • Margine.
  • Vendite passate (52 settimane, 4 settimane, 1 settimana) in quantità e valore.
  • Gazzetta corrente in quantità e valore.
  • Numero di giorni di stock medio.

Inoltre, il documento può includere:

  • Data di fine vita del prodotto.
  • Previsione delle vendite future.
  • Scorte medie passate.
  • Prodotto di riferimento (prodotto vecchio simile).
  • La foto di ogni prodotto.

Questo catalogo rappresenta la base di una gestione efficace delle scorte. Tutte le aziende in cui ho lavorato hanno pesantemente trascurato questo primo punto. Ti consiglio vivamente di dedicarci del tempo, di monitorarlo e di aggiornarlo regolarmente.

2: Nessun indicatore o troppi indicatori

Non puoi fare progressi senza misurare la qualità della tua gestione dell’inventario e della catena di approvvigionamento. Ecco perché ti consiglio di impostare almeno 2 indicatori semplici: il tasso di disponibilità del cliente e la durata delle scorte.

Puoi aggiungerci la qualità delle previsioni e la % di consegna a data dei tuoi fornitori se la tua azienda gestisce molte quantità, ma fai attenzione a non rendere la tua animazione troppo complessa.

Una delle aziende per cui ho lavorato aveva circa dieci indicatori nella catena di approvvigionamento. Questi indicatori intermedi sono stati utilizzati più per animare una “guerra” tra i diversi dipartimenti dell’azienda per sapere chi aveva ragione o torto, piuttosto che concentrarsi sulle 2 priorità che ogni azienda deve avere:

  1. Garantire la soddisfazione dei vostri clienti con la disponibilità dei vostri prodotti..
  2. ..garantendo al tempo stesso il più redditizio e basso stock possibile.

Per andare oltre:

1) Guarda il nostro articolo: 10 indicatori per la tua catena di approvvigionamento
2) Accedi al nostro training online: Misurare la performance della tua catena di approvvigionamento

3: Concentrarsi solo sul prezzo di acquisto

Acquistare i tuoi prodotti nel modo più economico possibile dai tuoi fornitori è molto importante, ma è un grosso errore concentrarsi solo sul prezzo di acquisto. Bisogna sempre avere un approccio di costo completo, molto spesso chiamato “TCO”: Total Cost of Ownership.

Ecco una lista di criteri da prendere in considerazione:

  • Prezzo d’acquisto.
  • Tempistica del fornitore.
  • Ordine minimo.
  • Affidabilità del fornitore.
  • Qualità del prodotto (% difettoso).
  • SAV del fornitore.
  • Facilità di comunicazione con il fornitore.
  • Termine di pagamento.
  • Dipendenza del fornitore dal vostro business.
  • Flessibilità ed elasticità del fornitore.
  • Incertezza delle vostre previsioni di vendita.
  • Vita dei vostri prodotti.
  • ecc…

Alcuni di questi criteri sono facilmente misurabili (prezzo, tempo di pagamento), altri molto meno (affidabilità, incertezze di vendita). L’importante è, almeno inizialmente, avere un approccio di costo completo. Se la scelta tra due fornitori è difficile, date la priorità alla soddisfazione del cliente.

Ho lavorato per diversi anni su strumenti Excel per stimare la redditività a costo pieno, specialmente sulle scelte di sourcing Asia vs Europa. Attualmente sto scrivendo un articolo dedicato alla gestione dell’inventario a costo pieno.

Se vuoi avere una prima esperienza con questi strumenti di gestione dell’inventario Excel, sentiti libero di metterti in contatto

4: Ordinare il tuo stock manualmente

Un altro classico! Per paura di esaurirsi e di non avere il controllo, molte aziende hanno un approccio molto manuale al loro stock. Ancora una volta questo è un errore.

Diversi studi scientifici* hanno dimostrato che gli ordini effettuati dagli “umani” sono di solito troppo alti per paura di rimanere senza. Questo comportamento varia a seconda della propria personalità (conservatore vs. persona troppo sicura di sé), ma il problema principale degli ordini manuali è che non sono abbastanza razionali a causa della mancanza di analisi e di tempo.

esperto di gestione dell'inventario

esperto di gestione dell'inventario

Ecco perché si raccomanda di gestire i vostri ordini con un calcolo automatico su Excel o ERP.

D’altra parte, gli “umani” sono molto meglio delle formule matematiche in caso di eventi eccezionali come le operazioni commerciali, i turni di calendario, le promozioni…

Ecco perché consiglio di lasciare un automatismo che il 95% dei vostri ordini per gestire manualmente solo i controlli e le eccezioni. Questo vi darà più tempo per prendervi cura dei vostri clienti e dei vostri team.

Per i più motivati, consiglio la pubblicazione del MIT sull’automazione degli ordini nei negozi del gruppo Zara. Ho avuto la possibilità di lavorare con loro su questi temi.

Fonte: Zara usa la ricerca operativa per reingegnerizzare il suo processo di distribuzione globale

Vai oltre: diventa FINALMENTE efficiente con excel per automatizzare il tuo approvvigionamento

5: Troppi punti di stoccaggio

Un punto di stoccaggio può essere un magazzino, un negozio, una riserva… Più punti di stoccaggio hai per lo stesso prodotto, più aumenti meccanicamente lo stock senza necessariamente migliorare il livello di servizio. Anche in un negozio, avere una riserva di magazzino in aggiunta al suo stock sullo scaffale può aumentare meccanicamente lo stock totale dal 10 al 20%!

Per quali ragioni? Sono quattro:

  1. L’unità di stoccaggio è molto spesso maggiore di 1 pezzo (cartone, pallet…), aumenta quindi meccanicamente la copertura dello stock su tutti i punti di stoccaggio.
  2. Più punti di stoccaggio = più gestione complessa dello stock = più errore di gestione.
  3. Scarsa distribuzione dello stock in caso di carenza.
  4. Nessuna visualizzazione dello stock totale.

E’ per queste ragioni che si consiglia vivamente di centralizzare il più possibile il suo stock, soprattutto sulle vendite basse. La decentralizzazione dello stock è raccomandata solo su tempi di consegna molto lunghi, su prodotti con un’alta volatilità delle vendite (non prevedibili) e che hanno una quota molto alta di costi di trasporto nel costo finale dei prodotti, specialmente su prodotti voluminosi.

6: Avere la stessa copertura di stock su tutti i tuoi prodotti

Facciamo un esempio concreto. Ho lavorato per molto tempo in un’azienda che vendeva articoli sportivi, soprattutto tessili (molto conosciuta in Europa).

Secondo lei, si dovrebbe avere la stessa copertura di stock su un paio di pantaloncini rosa 4XXXL che su un paio di pantaloncini neri di base? Certo che no. Il rischio di overstock è molto maggiore su una vendita molto bassa, soprattutto se si tratta di un’edizione limitata.
Anche su questi pantaloncini rosa, il livello di copertura dovrebbe essere diverso tra la taglia centrale e quella estrema. Purtroppo, per mancanza di tempo, e di metodo, la gestione delle scorte è troppo spesso mediata e si finisce sempre per essere fuori stock sulle referenze che si vendono di più, e in eccesso sulle vendite basse.

Per gestire rapidamente i diversi livelli di copertura, consiglio di avere un approccio full cost e Pareto:

1 – Impostare una classificazione ABC al livello più piccolo per concentrare il vostro stock sulle vostre referenze più vendute (nell’esempio, alla dimensione degli short, non al modello).
2 – Identificare le vostre referenze redditizie o rischiose. Puoi usare il livello di margine se non hai tempo di entrare nei dettagli.
3 – Applica una semplice formula di Excel, che a seconda del codice A,B o C, il rischio e il livello di margine, cambierà automaticamente la copertura. Se non lavorate su Excel, potete poi caricare i vostri parametri sul vostro ERP.

Per andare oltre:
Ottimizzare il vostro stock con la classificazione ABC XYZ

7: Trascurare l’ordine di implementazione

L’ordine di implementazione, cioè il primo ordine che fate al vostro fornitore per un nuovo prodotto rappresenta in media il 30/40% della quantità annuale ma può arrivare all’80% o anche al 100% per edizioni limitate. Eppure, il calcolo di questa quantità di implementazione e troppo spesso trascurato.

Un buon ordine di implementazione è idealmente basato su:

– La storia delle vendite su un modello simile
– Il lead time del fornitore
– La copertura dello stock oltre al lead time del fornitore
– Un livello di rischio win/lose basato sul margine e sul costo dello stock.

Per saperne di più, controlla il nostro articolo dedicato al controllo del layout (in costruzione).

8: Avere troppo spazio

Si sa che la natura aborre il vuoto. Più spazio hai, più ti accontenti, meno sei esigente e vigile sul tuo stock.

Questo è esattamente lo stesso nella tua casa o appartamento. Se vivi in un 20m2, non comprerai un nuovo vogatore o un tavolo da ping pong. Si vive solo con l’essenziale, il resto è comodità e superfluo. Per la gestione delle scorte, non si vuole nulla di superfluo. Per essere efficiente, devi essere sempre sotto pressione.

catena di approvvigionamento

catena di approvvigionamento

Le fabbriche Toyota sono famose nel mondo per non lasciare spazio alle scorte. La dimensione delle fabbriche è molto più piccola della media dei loro concorrenti perché nei piani non ci sono quasi punti di stoccaggio. Tutto è just-in-time, il che richiede la massima ottimizzazione delle scorte. Su alcuni pezzi, hanno solo qualche ora di stock… Questo permette di adattare molto rapidamente la domanda, di ridurre considerevolmente i costi finanziari e logistici ma anche di identificare rapidamente i pezzi difettosi.

Chiedetevi: qual è il mio tasso di riempimento attuale (in % di m^3 o m^2)? Sopra l’85% può rendere il processo logistico meno efficiente, ma ti costringerà a ottimizzare il tuo inventario.

9: Lavora lontano dal tuo inventario

Nello stesso modo in cui quando hai troppo spazio, si tratta di rimanere efficienti, non comodi. Le migliori aziende di supply chain del mondo lavorano accanto al loro inventario, o addirittura in mezzo al loro inventario. Lavorare su linee Excel non sostituisce le immagini.

Un’azienda per cui lavoravo aveva dei begli uffici in centro città mentre il loro magazzino era in periferia. Bisognava guidare 2 ore (sola andata – senza traffico) per vedere il magazzino. Potresti anche dirti che le visite non erano frequenti.

Non vedere regolarmente il tuo stock può disconnetterti dalla realtà e non farti capire che hai troppo stock, specialmente sul tuo stock dormiente. È difficile valutare l’importanza di questo criterio, ma se hai una scelta, non cadere nella comodità e lavora intorno al tuo inventario. In caso contrario, programmate delle visite regolari e prestabilite con i vostri team per costringervi a rimanere in contatto.

10: Avere troppi software e strumenti informatici specifici per la gestione dell’inventario

Questa è una delle cause principali della cattiva gestione dell’inventario negli ultimi 20 anni. A causa della mancanza di una soluzione globale sul mercato, molte aziende utilizzano una quantità enorme di software e strumenti diversi per operare: un software per la riscossione dei contanti, un software per la contabilità, un software per le scorte, un software per i fornitori, uno strumento per la qualità, uno strumento per i prezzi e i margini, il marketing… Questi esempi parlano necessariamente a voi. Alla fine, non si sa più dove trovare informazioni affidabili e la gestione del magazzino, che lavora con tutti i dipartimenti dell’azienda, è il principale colpito.

Negli ultimi anni, molte soluzioni IT globali sono arrivate sul mercato e molte aziende stanno realizzando progetti di trasformazione digitale per ridurre il numero di strumenti e avere un unico dato. Per esempio, ho lavorato per diversi anni come project manager della supply chain e abbiamo “migrato” tutti i processi di gestione dell’inventario a SAP, un ERP famoso in tutto il mondo.

Questi progetti di migrazione sono estremamente costosi e possono richiedere diversi anni (anche 5 o 10 anni per le multinazionali). Ma a lungo termine, vi porteranno un vantaggio competitivo considerevole, perché è la gestione dei dati (chiamata anche big data) che vi permetterà di gestire meglio i vostri stock, ma anche di conoscere meglio i vostri clienti, scegliere meglio le vostre offerte, i vostri prezzi…

Il mio consiglio:

1 – Pianificate al più presto la migrazione verso un unico software di gestione dati, tipo ERP, almeno sulla gestione degli stock. Se il vostro business è ancora piccolo, più aspettate, più sarà costoso e rischioso. Potete aiutarvi con la pagina Software-ERP per aiutarvi a scegliere bene il vostro software ERP e di gestione del magazzino.

2 – Nel frattempo, centralizzate tutti i vostri dati su un Excel (vedi articolo “catalogo prodotti” ), avendo cura di automatizzare il più possibile il processo di estrazione dei dati per evitare operazioni manuali.

Personalmente sviluppo macro Excel per recuperare, trasformare e copiare e incollare tutti i dati automaticamente. Mi ci vogliono solo pochi minuti alla settimana senza errori possibili.

Vai oltre

Finalmente diventa efficiente con excel per automatizzare le tue forniture

Come scegliere il tuo software di gestione delle scorte
Pdf offerto: 10 azioni concrete per ridurre il tuo inventario

Fondatore di AbcSupplyChain | Esperto in Supply Chain, Logistica, Gestione delle scorte per 15 anni in 6 paesi diversi.
-> Seguimi su LinkedIn

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *