Come sopravvivere in uno spazio di lavoro collaborativo?

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Articolo scritto da: Josephine Itela su.

Immagina che stai per accettare un’offerta di lavoro, e il tuo futuro datore di lavoro ti dice che la tua vita quotidiana si svolgerà in uno spazio di lavoro collaborativo…

spazio di lavoro collaborativo

I dipendenti di un’azienda che passa a uffici collaborativi sono obbligatoriamente preparati a questo cambiamento attraverso varie comunicazioni interne, tour, riunioni, webinar, ecc.

Ma che dire di te, un nuovo dipendente che integra un tale ambiente senza transizione?

Una storia vera

Prima di entrare nel merito, leggi attentamente questa storia basata su eventi veri.

Dieci anni fa, una donna parigina appena arrivata a Montreal decise di fare domanda per un lavoro in una grande azienda di media.

Invitata dal capo delle risorse umane e dal suo futuro manager a un colloquio, in un ufficio a caso, accettò senza esitazione un’offerta verbale che firmò il giorno dopo.

Dai primi secondi, vedendo quella che sarebbe stata la sua routine quotidiana per un periodo indefinito, le si è gelato il sangue: cubicolo abbinato con moquette grigia e colleghi che non trasudavano gioia di vivere.

Accettando il suo triste destino per sei mesi, si rese conto che la sua prima impressione non era un capriccio dovuto a un forte gusto per le cose belle.

L’atmosfera di lavoro era il colore del locale e dei suoi abitanti…

Fermiamo il mistero.

Questa donna sono io, e avrei dovuto indagare di più!

La mia pazienza e il mio masochismo hanno dei limiti, confesso spudoratamente che ho rescisso prematuramente questo contratto di lavoro.

Il mio cervello e io abbiamo deciso di dimenticare quello che ora chiamo uno sfortunato incidente.

Morale della storia: l’ambiente di lavoro è un elemento fondamentale. D’ora in poi, chiedo sempre di vedere i locali prima di firmare un contratto.

L’avvento delle nuove tecnologie sta rivoluzionando il mondo professionale, e questo ha un impatto soprattutto sui nostri ambienti di lavoro.

Negli ultimi decenni si sono susseguiti uffici individuali e uffici condivisi da due o tre persone con le quali era meglio avere rapporti armoniosi data la promiscuità.

L'”open-space”, percepito all’epoca come un simbolo di modernizzazione, si è poi imposto.

Saranno poi criticati da alcuni impiegati e sociologi del lavoro per essere rumorosi, stressanti e impersonali.

Ora, l’apice del cool include il telecommuting, gli spazi di coworking, ma anche gli spazi di lavoro collaborativi.

Ma in termini pratici, cos’è uno spazio di lavoro collaborativo?

Come suggerisce il nome, uno spazio di lavoro collaborativo è progettato per favorire la collaborazione, ma anche per rompere i silos tra i dipendenti dello stesso settore e abbattere le barriere gerarchiche.

Spesso ben illuminati e dotati di mobili ergonomici e moderni e di uno stile elegante, questi spazi combinano sia aree aperte, zone di collaborazione e concentrazione, sia spazi chiusi più intimi per chiamate riservate o riunioni, sia aree comuni progettate per pause caffè e discussioni informali.

In uno spazio di lavoro collaborativo, si dice addio agli uffici assegnati e personalizzati. Non importa dove sei seduto nella gerarchia aziendale, ogni mattina è una sorpresa del capo. Ti siederai dove c’è spazio, a seconda del tipo di compito che devi svolgere.

Chi dice “spazio di lavoro collaborativo” dice uso di strumenti di lavoro collaborativo e riduzione della carta. Molto spesso, l’azienda offrirà softphone, computer portatili o tablet adatti a questo stile di vita nomade, così come strumenti tecnologici che semplificano il lavoro di squadra come Microsoft Office 365, Microsoft Teams o Skype Enterprise.

Fate attenzione a non confondere gli spazi collaborativi con il coworking, dove i lavoratori autonomi condividono uno spazio in cambio di una somma di denaro x per un determinato periodo di tempo.

A Montreal, diverse aziende come la National Bank, Deloitte e Raymond Chabot Grant Thornton hanno ora uffici collaborativi.

In tutto il mondo, alcuni studi specializzati nella progettazione di uffici stanno espandendo la loro offerta per includere spazi di lavoro collaborativi.

L’aumento del telelavoro, la necessità di risparmiare sui costi di affitto, o la coesione delle truppe, le motivazioni dietro questa decisione differiscono a seconda di ogni organizzazione.

Qualunque sia il caso, questi nuovi spazi di lavoro emergenti rappresentano un argomento per attrarre talenti.

Dal punto di vista del datore di lavoro, dimostra uno spirito innovativo, una consapevolezza del benessere dei dipendenti, così come una reale preoccupazione per il coinvolgimento dei dipendenti.

Ecco alcuni consigli per sopravvivere negli spazi di lavoro collaborativi:

Preferite comfort e minimalismo

Iniziamo con due aspetti pratici: comfort e minimalismo.

Prima di tutto, il vostro comfort dovrebbe essere assicurato. Gli spazi di lavoro collaborativi offrono diverse postazioni di lavoro. Tuttavia, alcuni non sono progettati per lunghe ore di lavoro.

Inoltre, poiché l’altezza dei sedili e alcune scrivanie sono regolabili, assicuratevi che la vostra postazione di lavoro sia ergonomica, con l’aiuto delle raccomandazioni della CNESST (Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail).

Il lavoro sedentario da solo è un vero pericolo, aggiungendovi una cattiva postura quotidiana sarebbe un cocktail esplosivo per la nostra salute.

In secondo luogo, sappiate che l’unico posto che vi viene assegnato è un armadietto in cui depositate i vostri effetti personali.

Sì, messa così, fa pensare a una prigione, ti rassicuro, tu rimani libero e la tua vita quotidiana è più simile a quella di un nomade.

Devi imperativamente piangere le foto del tuo cane e il cactus che abbellivano il tuo ufficio.

Eliminare il superfluo è vitale, si consiglia vivamente di tenere solo ciò che è utile e adatto alle vostre esigenze.

Vedrai che proprio come gli scolari, la maggior parte dei dipendenti in questo tipo di ufficio hanno uno zaino. Logico, no? Rimane il modo più ergonomico per trasportare le tue cose da un posto all’altro.

Come in un coinquilino, rispetta le regole implicite ed esplicite

Uno spazio di lavoro collaborativo è un po’ come un ostello spagnolo, condividi la tua vita quotidiana con nuovi compagni di stanza.

L’unica differenza è che nella maggior parte dei casi, non sempre si conosce la loro data di arrivo, per non parlare della loro data di partenza.

Per convivere pacificamente, si raccomanda vivamente di rispettare regole implicite ed esplicite.

Alcune regole sono effettivamente elencate e messe a disposizione dei dipendenti, è più facile farle rispettare, anche se non sempre.

Ci sono anche regole non dette, legate alle soft skills, come la cortesia (salutarsi e salutarsi), evitare rumori e odori molesti, mantenere puliti gli spazi comuni e infine rispettare il bisogno di concentrazione o di isolamento.

Sviluppo quest’ultimo aspetto ulteriormente nel prossimo punto.

3. Adottare strategie efficaci per concentrarsi

Come si può intuire, concentrarsi non è sempre facile negli spazi collaborativi.

Non tutti sono in grado di sintonizzare il rumore circostante. Le conversazioni telefoniche, le discussioni tra colleghi, gli scherzi, le risate, ecc. rappresentano dei veri e propri rumori molesti che rendono la concentrazione in uno spazio aperto una vera e propria sfida.

La soluzione ideale sarebbe quella di potersi ritirare in una zona di concentrazione, tuttavia, questo potrebbe non essere sempre fattibile.

Di conseguenza, bisogna essere strategici nel crearsi delle pareti invisibili.

Senza avere necessariamente un look alla Pablo Escobar, puoi adottare un linguaggio del corpo che ritarda la sessione di chat o mettere le cuffie alle orecchie con la tua musica preferita.

Sfruttare tutti gli spazi per essere produttivi

Fornendo una varietà di spazi su misura per i diversi compiti dei dipendenti, questi spazi professionali dovrebbero essere più favorevoli alla produttività.

Tuttavia bisogna sfruttare tutti gli spazi e le loro caratteristiche. È facile cadere nella trappola di trovarsi ogni giorno nella stessa area di lavoro attratti da facce familiari.

Semplicemente sistemarsi nello stesso spazio per riflesso senza considerare il tipo di compito da svolgere può essere controproducente.

Ti faccio un esempio concreto: se hai una presentazione scritta da preparare e richiede concentrazione, è meglio isolarsi ed evitare le distrazioni di una zona dedicata alla comunicazione.

Altrimenti, potresti tornare a casa la sera, non molto fiero del tuo lavoro incompiuto e delle ore extra che dovrai impiegare.

Per evitare questo tipo di scenario, può essere saggio pianificare la tua mobilità geografica il giorno prima, e prenotare una stanza se necessario.

Rete interna (sì, è possibile!)

Come le interazioni sono facilitate negli spazi di lavoro collaborativi, ogni giorno rappresenta un’opportunità di networking.

Come in un happy hour, non esitate a presentarvi ai vostri nuovi coinquilini e a spiegare brevemente il vostro ruolo all’interno dell’organizzazione.

Ricordatevi il nome di battesimo di tutti e il titolo di lavoro, e perché non invitarli a unirsi alla vostra rete LinkedIn?

Questo tipo di ufficio è anche favorevole allo sviluppo professionale, poiché la condivisione delle informazioni è semplificata e talvolta istantanea.

Senza essere calcolato o strategico, puoi distinguerti con il tuo aspetto, il tuo atteggiamento positivo e la tua professionalità.

Chissà quali porte potrebbero aprirsi?

Sei visto e sentito da più persone, quindi, dove possibile, cerca di fare un’impressione positiva.

Conclusione

Se sei disposto a lavorare in un’azienda che offre spazi di lavoro collaborativi, l’adattabilità sarà la tua migliore amica.

Ma soprattutto, datevi il tempo di acclimatarvi a questo nuovo ritmo, poiché si tratta di un cambiamento che può scuotere la vita quotidiana.

Per fare in modo che questa transizione abbia successo, è meglio non soffermarsi sul passato.

È meglio approfittare dei diversi luoghi e strumenti a vostra disposizione, dei nuovi incontri e delle opportunità di sviluppo professionale, e perfezionare l’uso delle nuove tecnologie.

Se, tuttavia, rimanete inconsolabili quando ripensate alla vostra vecchia routine, alla vostra cornice per foto, alle penne multicolori e agli altri gadget che decoravano il vostro ufficio, potrebbe non fare per voi.

Dopo tutto, tutti i gusti sono nella natura. Ma ho la sensazione che il mondo del lavoro di domani abbia ancora molte sorprese in serbo per noi.

Perciò, preparatevi!

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