Preguntas y respuestas – Política de reparto de gastos en los convenios de subvención y contribución no reembolsables

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1. 1. ¿Por qué hay dos fechas para la Política de Reparto de Costes?

Hay dos fechas para permitir un periodo de transición entre la fecha de publicación (1 de octubre de 2018) de la Política de Reparto de Costes para Acuerdos de Subvención y Contribución No Reembolsables y su entrada en vigor (1 de abril de 2019).

2. ¿Cuándo entró en vigor la política de reparto de costes y cómo?

La política de gastos compartidos entró en vigor el 1 de abril de 2019. Esta política no se aplica con carácter retroactivo a los acuerdos ya firmados o a los proyectos que ya estén aprobados o en fase operativa en el momento de su entrada en vigor. En concreto:

Propuestas no solicitadas: Toda solicitud recibida en la fecha de entrada en vigor o con posterioridad a la misma deberá cumplir con la Política de Reparto de Costes. Esto no se aplica a las solicitudes recibidas con anterioridad a la fecha de entrada en vigor; estas solicitudes estaban protegidas por derechos de autor.

Las convocatorias de propuestas : Las convocatorias emitidas en la fecha de publicación o con posterioridad a ella deben cumplir con la política de reparto de costes. Las propuestas resultantes de las convocatorias emitidas antes de la fecha de publicación (1 de octubre de 2018) no están sujetas a la Política de Reparto de Costes.

Invitaciones iniciadas por el departamento (sociedad civil): Las cartas de invitación enviadas en la fecha de publicación o con posterioridad a ella deben cumplir con la Política de Reparto de Costes. Las cartas de invitación enviadas antes de la fecha de publicación no están sujetas a la política de reparto de costes.

3. ¿Debería discutirse la contribución de costes compartidos, ya sea en efectivo o en especie, en el momento de las negociaciones y especificarse en el presupuesto del acuerdo de contribución?

La solicitud debe especificar claramente las cantidades que aportará la organización, tanto en efectivo como en especie, y éstas deben estar vinculadas a una partida específica en el presupuesto del acuerdo de contribución.

4. Cómo se calcula el reparto de costes?

El reparto de costes se calcula en función del total de los costes directos subvencionables. El Departamento es responsable de un máximo del 95% y el beneficiario es responsable de un mínimo del 5%. La contribución del beneficiario se calcula de la siguiente manera:

Contribución del beneficiario = Costes elegibles del proyecto (excluyendo la compensación de gastos generales) x 5%

5. ¿Se responsabilizará a los beneficiarios de su promesa si se han comprometido a una cuota más alta o sólo deben responder por el mínimo del 5% según la Política de Reparto de Costes?

Los acuerdos de subvención y contribución son documentos vinculantes. Por lo tanto, los beneficiarios que se comprometan a más del 5% mínimo deberán pagar la totalidad del importe al que se hayan comprometido en el convenio.

6. ¿Cómo se aplica la política de reparto de costes a los distintos mecanismos de selección de programas del Departamento?

Para garantizar la simplicidad de la aplicación, la Política de Reparto de Costes no especifica un porcentaje de reparto de costes diferente en función del mecanismo de selección utilizado. La política de reparto de costes se aplica a todos los mecanismos de selección.

Propuestas no solicitadas : Los solicitantes que presenten propuestas no solicitadas deberán incluir en su propuesta una participación en los costes asumida de al menos el 5% o su propuesta podrá ser rechazada.

Las convocatorias de propuestas: El porcentaje de participación en los gastos se especificará en la página de la convocatoria. La tasa mínima obligatoria de costes compartidos es del 5% para los beneficiarios.

Invitaciones iniciadas por el Ministerio (Sociedad Civil): Los programas deben garantizar que los solicitantes estén informados de la Política de Costes Compartidos, incluida la tasa mínima del 5%.

7. ¿Se aplica la Política de Reparto de Costes a los proyectos de financiación combinada en virtud de los Términos y Condiciones del Programa Internacional de Ayuda al Desarrollo?

La Política de Reparto de Costes no se aplica a las contribuciones reembolsables para los proyectos de financiación combinada. Sin embargo, si un proyecto incluye un componente no reembolsable, se aplican las disposiciones de reparto de costes.

8. Son elegibles para el reparto de costes todos los gastos incurridos en la realización del proyecto?

No, sólo están sujetos al reparto de costes aquellos que el Departamento considere elegibles. Es preferible identificar los costes que se consideran subvencionables antes de firmar el acuerdo. Para más información, consulte las Directrices sobre los elementos de coste admisibles para los proyectos de desarrollo.

9. Si los gastos generales (indirectos) del proyecto superan los costes por los que se compensa al beneficiario, ¿puede éste reclamar los gastos generales adicionales?

No, el beneficiario no puede reclamar los gastos generales adicionales. Los gastos generales adicionales en los que incurra el beneficiario y que superen el porcentaje permitido en el convenio no podrán ser objeto de reparto de costes.

10. ¿Existe un requisito mínimo de reparto de costes en efectivo?

No, no hay nada que impida a los beneficiarios aportar gran parte o la totalidad de su cuota en especie cuando pueda estimarse y justificarse efectivamente.

11. Cuando una organización utiliza los servicios de voluntarios, ¿qué se considerará una contribución elegible en efectivo o en especie?

El tiempo dedicado al proyecto por los voluntarios se considerará una contribución en especie al proyecto, mientras que los gastos de viaje, alojamiento y comida se considerarán una contribución en efectivo, si son pagados por la organización.

12. 12. ¿Existe un límite en el número de voluntarios que pueden participar en un proyecto?

No obstante, el número de voluntarios debe ser adecuado al alcance y tamaño del proyecto y a los resultados que se desean obtener.

13. Se aceptan otros tipos de contribuciones en especie, además de las tres categorías (voluntarios, instalaciones y bienes, y puntos de fidelidad) que se enumeran en el Apéndice 1?

Sí, aunque estas tres categorías representan la mayoría de las contribuciones en especie, se pueden aceptar otros tipos de contribuciones en especie en función de cada caso. Estos deben indicarse en el momento de la solicitud.

14. Por qué las contribuciones de los beneficiarios finales de un proyecto no son elegibles para el reparto de costes?

El tiempo que los beneficiarios finales e intermedios dedican a participar en las actividades de desarrollo de capacidades no se contabilizará para el reparto de costes, ya que estas personas o entidades están dentro del ámbito inmediato del proyecto.

15. Qué son los servicios equivalentes?

A la hora de fijar la tarifa de los servicios de voluntariado que se van a prestar, el solicitante debe tener en cuenta únicamente las tareas que se van a realizar. Por ejemplo, si una persona con una designación contable se ofrece como voluntario para construir una escuela, su designación profesional no añade ningún valor y no debe ser considerada.

16. Qué se entiende por condiciones de trabajo similares.

Las condiciones de trabajo similares implican un entorno de trabajo similar, teniendo en cuenta las circunstancias que afectan a los empleados en el lugar de trabajo, como la penosidad, el horario de trabajo, los aspectos físicos, los derechos y las responsabilidades legales. Este concepto se incluye en la política ya que en algunos casos el valor de una contribución en especie puede variar de un país o región a otro debido al contexto local específico.

17. Cuando los proveedores ofrecen descuentos, ¿la diferencia entre el precio de mercado y el precio pagado se puede considerar contribución en especie?

No, la diferencia entre el precio de mercado y el precio pagado no se puede considerar contribución en especie. Por ejemplo, si se celebran varias sesiones de formación en un determinado lugar y el propietario del sitio ofrece una tarifa con descuento para la sala, sólo el coste real pagado sería elegible y esto constituiría una contribución monetaria.

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