10 erros de gestão de stocks para evitar

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Aqui estão os 10 erros mais clássicos na gestão de stocks, gestão de abastecimento e cadeia de abastecimento. Juntos vamos analisar a forma de os identificar e evitar.

como evitar erros de fornecimento na sua gestão de inventário'approvisionnement dans sa gestion de stock

como evitar erros de fornecimento na sua gestão de inventário'approvisionnement dans sa gestion de stock

Num relance

1 : Não dominar o seu catálogo de produtos

Este é o erro mais comum mas mais óbvio. Não possuir um ficheiro ou ferramenta Excel que centralize 100% dos produtos da empresa e inclua todas as informações chave para a gestão do seu stock. Digo 100% dos produtos, ou seja, o fim das séries com stock, produtos activos mas também novos produtos referenciados sem stock.

Este documento deve obrigatoriamente ser composto de:

  • Árvore de produtos (categorias, família, tipo de produto).
  • Número de referência.
  • Nome do produto.
  • Status do produto (novo ou não).
  • Preço de compra.
  • Tempo de entrega do fornecedor.
  • Pedido mínimo do fornecedor.
  • Preço de venda catálogos.
  • Preço de venda real.
  • Fim da data de vida do produto.
  • Margem.
  • Vendas anteriores (52 semanas, 4 semanas, 1 semana) em quantidade e valor.
  • Inventário actual em quantidade e valor.
  • Número de dias de stock médio.

Além disso, o documento pode incluir:

    • Data de fim de vida do produto.
    • Previsão de vendas futuras.
    • Estoque médio anterior.
    • Produto de referência (produto antigo semelhante).
    • A fotografia de cada produto.

    Este catálogo representa a base de uma gestão eficaz do inventário. Todas as empresas em que trabalhei negligenciaram fortemente este primeiro ponto. Recomendo vivamente que gaste tempo com ele, monitorize-o e actualize-o regularmente.

    2: Sem indicadores ou demasiados indicadores

    Não se pode progredir sem medir a qualidade da sua gestão de inventário e cadeia de abastecimento. É por isso que lhe recomendo que estabeleça pelo menos 2 indicadores simples: Taxa de disponibilidade de clientes e duração do stock.

    Pode acrescentar-lhe a qualidade prevista e a % de entrega até à data dos seus fornecedores se a sua empresa gerir muitas quantidades, mas tenha cuidado para não tornar a sua animação demasiado complexa.

    Uma das empresas para as quais trabalhei tinha cerca de dez indicadores na cadeia de fornecimento. Estes indicadores intermediários foram mais utilizados para animar uma “guerra” entre os diferentes departamentos da empresa para saber quem estava certo ou errado, em vez de se concentrarem nas 2 prioridades que cada empresa deve ter:

  1. Garantir a satisfação dos seus clientes com a disponibilidade dos seus produtos..
  2. …garantindo ao mesmo tempo o stock mais rentável e baixo possível.

para ir mais longe:

1) Verifique o nosso artigo: 10 indicadores para a sua cadeia de fornecimento
2) Aceda à nossa formação online: Medir o desempenho da sua cadeia de fornecimento

3: Concentrar-se apenas no preço de compra

Comprar os seus produtos o mais barato possível aos seus fornecedores é muito importante, mas é um grande erro concentrar-se apenas no preço de compra. Deve ter sempre uma abordagem de custo total, muitas vezes chamado “TCO”: Total Cost of Ownership.

Haqui está uma lista de critérios a ter em conta:

  • Preço de aquisição.
  • Tempo de entrega do fornecedor.
  • Mínimo de encomenda.
  • Fiabilidade do fornecedor.
  • Qualidade do produto (% defeituoso).
  • li>Salvador do fornecedor.

  • Facilidade de comunicação com o fornecedor.
  • Termo de pagamento.
  • Dependência do fornecedor no seu negócio.
  • Flexibilidade e elasticidade do fornecedor.
  • Incerteza da sua previsão de vendas.
  • Life span dos seus produtos.
  • etc….

alguns destes critérios são facilmente mensuráveis (preço, tempo de pagamento ), outros muito menos (fiabilidade, incertezas de vendas). O importante é, pelo menos inicialmente, ter uma abordagem de custo total. Se a escolha entre dois fornecedores for difícil, dar prioridade à satisfação do cliente.

Trabalhei durante vários anos em ferramentas Excel para estimar a rentabilidade total dos custos, especialmente nas escolhas de sourcing Ásia vs Europa. Estou actualmente a escrever um artigo dedicado à gestão integral do inventário de custos.

Se quiser ter uma primeira experiência com estas ferramentas de gestão de inventário Excel, sinta-se à vontade para entrar em contacto

4: Encomendar o seu inventário manualmente

Outro clássico! Por medo de se esgotarem e de não estarem sob controlo, muitas empresas têm uma abordagem muito manual do seu stock. Mais uma vez, isto é um erro.

Estudos científicos universais* demonstraram que as encomendas feitas por “humanos” são normalmente demasiado elevadas por medo de se esgotarem. Este comportamento varia dependendo da personalidade (pessoa conservadora versus pessoa demasiado confiante), mas o principal problema com as ordens manuais é que não são suficientemente racionais devido à falta de análise e de tempo.

perito em gestão de inventários

perito em gestão de inventários

É por isso que é recomendado gerir as suas encomendas com um cálculo automático em Excel ou ERP.

Por outro lado, “humanos” são muito melhores que fórmulas matemáticas em caso de eventos excepcionais, tais como operações comerciais, turnos de calendário, promoções…

É por isso que recomendo que deixem um automatismo que 95% das vossas encomendas para gerir manualmente apenas os controlos e excepções. Isto dar-lhe-á mais tempo para cuidar dos seus clientes e das suas equipas.

Para os mais motivados, recomendo a publicação MIT sobre automatização de encomendas de lojas para o grupo Zara. Tive de facto a oportunidade de trabalhar com eles sobre estas questões.

Fonte: Zara Utiliza a Pesquisa Operacional para Reengenharia do seu Processo de Distribuição Global

Vai mais longe: FINALMENTE torne-se eficiente com excelência para automatizar a sua aquisição

5: Demasiados pontos de armazenamento

Um ponto de armazenamento pode ser um armazém, uma loja, uma reserva… Quanto mais pontos de armazenamento tiver para o mesmo produto, mais aumenta mecanicamente o seu stock sem necessariamente melhorar o nível de serviço. Mesmo numa loja, ter uma reserva de stock para além do seu stock na prateleira pode aumentar mecanicamente o stock total em 10 a 20%!

Por que razões? São quatro:

  1. A unidade de armazenamento é muitas vezes superior a 1 unidade (caixa, palete…), pelo que aumenta mecanicamente a cobertura de stock em todos os pontos de armazenamento.
  2. Mais pontos de armazenamento = gestão mais complexa do stock = mais erro de gestão.
  3. má distribuição de stock em caso de escassez.
  4. sem visualização do stock total.

É por estas razões que é altamente recomendável centralizar ao máximo o seu stock, especialmente nas suas vendas baixas. A descentralização do stock só é recomendada em prazos muito longos, em produtos com elevada volatilidade de vendas (não previsíveis) e com uma quota muito elevada de custos de transporte no custo final dos produtos, especialmente em produtos volumosos.

6: Tenha a mesma cobertura de stock em todos os seus produtos

Vejamos aqui um exemplo concreto. Trabalhei durante muito tempo numa empresa que vendia artigos de desporto, especialmente têxteis (muito conhecidos na Europa).

Na sua opinião, deveria ter tanta cobertura de stock num par de calções 4XXXL cor-de-rosa como num par de calções pretos básicos? Claro que não. O risco de excesso de stock é muito maior numa venda muito baixa, especialmente se se tratar de uma edição limitada.
Even sobre estes calções cor-de-rosa, o nível de cobertura deve ser diferente entre o centro e os tamanhos extremos. Infelizmente, devido à falta de tempo e método, a gestão de stocks é muitas vezes calculada como média e acaba-se sempre por ficar sem stock nas referências que se vendem mais, e com excesso de stock nas vendas baixas.

Para gerir rapidamente diferentes níveis de cobertura, recomendo ter uma abordagem de custo total e de Pareto:

1 – Estabeleça uma classificação ABC ao nível mais pequeno para concentrar o seu stock nas suas referências mais vendidas (no exemplo, no tamanho dos calções, não no modelo).
2 – Identifique as suas referências rentáveis ou arriscadas. Pode usar o nível de margem se não tiver tempo para entrar em detalhes.
3 – Aplique uma fórmula simples de Excel, que dependendo do código A,B ou C, o risco e o nível de margem, alterará automaticamente a cobertura. Se não trabalhar no Excel, pode então carregar os seus parâmetros no seu ERP.

Para ir mais longe:
Optimize o seu stock com a classificação ABC XYZ

7: Negligenciando a ordem de implementação

A ordem de implementação, ou seja, a primeira encomenda que fizer ao seu fornecedor para um novo produto representa em média 30/40% da quantidade anual mas pode ir até 80% ou mesmo 100% para edições limitadas. No entanto, o cálculo desta quantidade de implementação e muitas vezes negligenciada.

Uma boa ordem de implementação é idealmente baseada em:

– Histórico de vendas num modelo semelhante
– Tempo de espera do fornecedor
– Cobertura de stock para além do tempo de espera do fornecedor
– Um nível de risco de ganho/perda baseado na margem e no custo do stock.

Para mais sobre isto, consulte o nosso artigo dedicado ao controlo do layout (em construção).

8: Ter demasiado espaço

É bem sabido que a natureza abomina o vácuo. Quanto mais espaço tiver, mais se instala, menos exigente e vigilante é em relação ao seu stock.

Isto é exactamente o mesmo na sua casa ou apartamento. Se vive num 20m2, não vai comprar uma nova máquina de remo ou uma mesa de pingue-pongue. Só se vive com o essencial, o resto é conforto e supérfluo. Para a gestão de stocks, não se quer nada supérfluo. Para ser eficiente, tem de estar sempre sob coacção.

cadeia de abastecimento

cade abastecimento

Fábricas de Toyota são mundialmente famosas por não deixarem espaço para inventário. A dimensão das fábricas é muito menor do que a média dos seus concorrentes porque nos planos quase não existem pontos de armazenamento. Tudo é just-in-time, o que requer a máxima optimização do stock. Em algumas peças, têm apenas algumas horas de stock… Isto permite adaptar muito rapidamente a procura, reduzir consideravelmente os custos financeiros e logísticos, mas também identificar rapidamente as peças defeituosas.

p>Por favor pergunte-se: qual é a minha taxa de enchimento actual (em % de m^3 ou m^2)? Acima de 85% pode tornar o processo logístico menos eficiente, mas forçá-lo-á a optimizar o seu inventário.

9: Trabalhe longe do seu inventário

Da mesma forma que, quando tem demasiado espaço, é tudo uma questão de se manter eficiente, não confortável. As melhores empresas da cadeia de fornecimento do mundo trabalham ao lado do seu inventário, ou mesmo no meio do seu inventário. Trabalhar em linhas Excel não substitui o visuals.

Uma empresa para a qual trabalhei tinha bons escritórios no centro da cidade enquanto o seu armazém era externalizado para a periferia. Teve de conduzir 2 horas (um sentido – sem trânsito) para ver o armazém. Mais vale dizer-lhe que as visitas não eram frequentes.

Não ver regularmente o seu stock pode desligá-lo da realidade e não fazê-lo perceber que tem demasiado stock, especialmente no seu stock inactivo. É difícil avaliar a importância deste critério, mas se tiver uma escolha, não caia no conforto e trabalhe em torno do seu inventário. Caso contrário, marque visitas regulares e pré-agendadas com as suas equipas para o forçar a permanecer em contacto.

10: Ter demasiado software específico de gestão de inventário e ferramentas informáticas

Esta é uma das principais causas da má gestão de inventário ao longo dos últimos 20 anos. Devido à falta de uma solução global no mercado, muitas empresas utilizam uma enorme quantidade de software e ferramentas diferentes para operar: um software para recolha de dinheiro, um software para contabilidade, um software para stocks, um software para fornecedores, uma ferramenta para qualidade, uma ferramenta para preços e margens, marketing… Estes exemplos falam necessariamente consigo. No final, já não sabemos onde encontrar informação fiável e a gestão de stocks, que funciona com todos os departamentos da empresa, é a principal impactada.

Nos últimos anos, muitas soluções globais de TI chegaram ao mercado e muitas empresas estão a realizar projectos de transformação digital para reduzir o seu número de ferramentas e ter um único dado. Por exemplo, trabalhei durante vários anos como gestor de projectos de cadeia de fornecimento e “migrámos” todos os processos de gestão de inventário para SAP, um ERP mundialmente famoso.

Estes projectos de migração são extremamente caros e podem levar vários anos (mesmo 5 a 10 anos para as multinacionais). Mas, a longo prazo, trar-lhe-ão uma vantagem competitiva considerável, porque é a gestão de dados (também chamada de grandes dados) que lhe permitirá gerir melhor os seus stocks, mas também conhecer melhor os seus clientes, escolher melhor as suas ofertas, os seus preços…

O meu conselho:

1 – Planeie o mais rapidamente possível migrar para um software único de gestão de dados, tipo ERP, pelo menos na gestão de stocks. Se o seu negócio ainda for pequeno, quanto mais tempo esperar, mais caro e arriscado será. Pode ajudar-se com a página Software-ERP para o ajudar a escolher bem o seu ERP e software de gestão de stocks.

2 – Entretanto, centralize todos os seus dados num Excel (ver artigo “catálogo de produtos” ), tendo o cuidado de automatizar tanto quanto possível o processo de extracção de dados para evitar operações manuais.

Pessoalmente desenvolvo macros Excel para recuperar, transformar e copiar e colar todos os dados automaticamente. Levo apenas alguns minutos por semana, sem erros possíveis.

Vai mais longe

Finalemente tornar-se eficiente com excel para automatizar os seus fornecimentos

Como escolher o seu software de gestão de stocks
Pdf oferecido: 10 acções concretas para reduzir o seu inventário

p>Fundador da AbcSupplyChain | Perito em Cadeia de Abastecimento, Logística, Gestão de Inventário durante 15 anos em 6 países diferentes.
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