Como sobreviver no espaço de trabalho colaborativo?

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p>Artigo escrito por: Josephine Itela on.

Magine que estás prestes a aceitar uma oferta de emprego, e o seu futuro empregador diz-lhe que o seu dia-a-dia terá lugar num espaço de trabalho colaborativo…

espaço de trabalho colaborativo

Os empregados de uma empresa que faz a mudança para escritórios colaborativos estão obrigatoriamente preparados para esta mudança através de várias comunicações internas, visitas, reuniões, webinars, etc.

Mas e você, um novo empregado que integra um ambiente deste tipo sem transição?

A True Story

Antes de entrarmos na nitty-gritty, leia cuidadosamente esta história baseada em acontecimentos verdadeiros.

Até dez anos atrás, uma mulher parisiense recém-chegada a Montreal decidiu candidatar-se a um emprego numa grande empresa de comunicação social.

Convidada pelo chefe dos recursos humanos e pelo seu futuro director para uma entrevista, num escritório aleatório, aceitou sem hesitação uma oferta verbal que assinou no dia seguinte.

Desde os primeiros segundos, vendo o que seria a sua rotina diária por um período indefinido, o seu sangue esfriou: cubículo a condizer com alcatifa cinzenta e colegas que não exalavam joie de vivre.

Aceitando o seu triste destino durante seis meses, percebeu que a sua primeira impressão não era um capricho devido a um forte gosto por coisas bonitas.

A atmosfera de trabalho era a cor das instalações e dos seus habitantes…

P>Paremos com o mistério.

Esta mulher sou eu, e eu deveria ter investigado mais!

A minha paciência e masoquismo tendo limites, confesso sem vergonha que terminei prematuramente este contrato de trabalho.

O meu cérebro e eu concordámos em esquecer aquilo a que agora chamo um infeliz contratempo.

Morale da história: o ambiente de trabalho é um elemento crucial. A partir de agora, peço sempre para ver as instalações antes de assinar um contrato.

O advento de novas tecnologias está a revolucionar o mundo profissional, e isto está a ter um impacto particular nos nossos ambientes de trabalho.

Nas últimas décadas, houve uma sucessão de escritórios individuais e escritórios partilhados por duas ou três pessoas com quem foi melhor ter relações harmoniosas dada a promiscuidade.

O “espaço aberto”, percebido na altura como um símbolo de modernização, impôs-se então.

Seriam mais tarde criticados por alguns empregados e sociólogos do trabalho por serem ruidosos, stressantes, e impessoais.

Agora, a altura do frio inclui o teletrabalho, os espaços de coworking, mas também os espaços de trabalho colaborativo.

Mas em termos práticos, o que é um espaço de trabalho colaborativo?

No entanto, como o nome sugere, um espaço de trabalho colaborativo é concebido para fomentar a colaboração, mas também quebrar silos entre empregados do mesmo sector e quebrar barreiras hierárquicas.

Muito iluminados e equipados com mobiliário ergonómico e moderno e um estilo elegante, estes espaços combinam tanto áreas abertas, zonas de colaboração e concentração, espaços fechados mais íntimos para chamadas ou reuniões confidenciais, como áreas comuns concebidas para intervalos para café e discussões informais.

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Num espaço de trabalho colaborativo, diz-se adeus aos escritórios atribuídos e personalizados. Não importa onde se sente na hierarquia da empresa, todas as manhãs é uma surpresa do chefe. Sentar-se-á onde houver espaço, dependendo do tipo de tarefa a realizar.

Quem diz “espaço de trabalho colaborativo” diz uso de ferramentas de trabalho colaborativo e redução de papel. Com bastante frequência, a empresa irá oferecer softphones, portáteis ou tablets adaptados a este estilo de vida nómada, bem como ferramentas tecnológicas que simplificam o trabalho de equipa, tais como o Microsoft Office 365, Microsoft Teams ou Skype Enterprise.

Cuidado para não confundir espaços colaborativos com coworking, onde os trabalhadores por conta própria partilham um espaço em troca de x quantidade de dinheiro durante um determinado período de tempo.

Em Montreal, várias empresas como o Banco Nacional, Deloitte e Raymond Chabot Grant Thornton têm agora escritórios colaborativos.

Atravessar o mundo, algumas empresas especializadas em design de escritórios estão agora a expandir as suas ofertas para incluir espaços de trabalho colaborativos.

O aumento do teletrabalho, a necessidade de poupar dinheiro em custos de aluguer, ou a coesão das tropas, as motivações por detrás desta decisão diferem de acordo com cada organização.

Em qualquer caso, estes novos espaços de trabalho emergentes representam um argumento para atrair talento.

Do ponto de vista do empregador, demonstra um espírito inovador, uma consciência do bem-estar dos empregados, bem como uma preocupação real com o envolvimento dos empregados.

Aqui estão algumas dicas para sobreviver em espaços de trabalho colaborativo:

Preferir conforto e minimalismo

P>Comecemos com dois aspectos práticos: conforto e minimalismo.

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p>P>Primeiro de tudo, o seu conforto deve ser assegurado. Os espaços de trabalho colaborativos oferecem-lhe diferentes estações de trabalho. Contudo, alguns não são concebidos para longas horas de trabalho.

Tambem, uma vez que a altura dos assentos e algumas secretárias são ajustáveis, certifique-se de que o seu posto de trabalho é ergonómico, com a ajuda das recomendações da CNESST (Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail).

Só o trabalho sedentário é um perigo real, acrescentando a essa má postura diária um cocktail explosivo para a nossa saúde.

Segundamente, esteja ciente de que o único lugar que lhe é atribuído é um cacifo no qual deposita os seus pertences pessoais.

Sim, posto assim, faz-te pensar numa prisão, tranquilizo-te, permaneces livre e a tua vida quotidiana é mais como a de um nómada.

Tens de lamentar imperativamente as fotografias do teu cão e do cacto que embelezava o teu escritório.

Aliminar o supérfluo é vital, é fortemente recomendado manter apenas o que é útil e adaptado às suas necessidades.

Vai descobrir que, tal como as crianças em idade escolar, a maioria dos empregados neste tipo de escritório tem uma mochila. Lógico, não é? Continua a ser a forma mais ergonómica de transportar as suas coisas de um lugar para outro.

Como num companheiro de quarto, respeite as regras implícitas e explícitas

Um espaço de trabalho colaborativo é um pouco como um albergue espanhol, partilha a sua vida diária com novos companheiros de quarto.

A única diferença é que, na maioria dos casos, nem sempre se sabe a sua data de chegada, quanto mais a sua data de partida.

Para coabitar pacificamente, é altamente recomendável respeitar regras implícitas e explícitas.

Algumas regras são de facto listadas e disponibilizadas aos empregados, é mais fácil de as aplicar, embora nem sempre.

Também existem regras não ditas, relacionadas com habilidades suaves, tais como cortesia (dizer olá e adeus um ao outro), evitar ruídos e incómodos de odores, manter os espaços comuns limpos e finalmente respeitar a necessidade de concentração ou isolamento.

Desenvolvo este último aspecto no próximo ponto.

3. Adoptar estratégias eficazes para focar

Como se pode adivinhar, focar nem sempre é óbvio em espaços colaborativos.

Nem todos são capazes de afinar o ruído circundante. Conversas telefónicas, discussões entre colegas, piadas, risos, etc. representam verdadeiros incómodos sonoros que tornam a concentração numa área aberta um verdadeiro desafio.

A solução ideal seria poder recuar para uma área de concentração, contudo, isto pode nem sempre ser viável.

Como resultado, tem de ser estratégico na criação de paredes invisíveis para si próprio.

Sem ter necessariamente um olhar de Pablo Escobar, pode adoptar uma linguagem corporal que atrase a sessão de chat ou colocar auscultadores nos ouvidos com a sua música favorita.

Explorar todos os espaços para ser produtivo

Proporcionando uma variedade de espaços adaptados às diferentes tarefas que os empregados realizam, estes espaços profissionais são supostamente mais propícios à produtividade.

P>Pode ser necessário explorar todos os espaços e as suas características. É fácil cair na armadilha de estar todos os dias na mesma área de trabalho atraído por rostos familiares.

Simplesmente instalar-se no mesmo espaço por reflexo sem considerar o tipo de tarefa em mãos pode ser contraproducente.

Dar-lhe-ei um exemplo concreto: se tiver uma apresentação escrita para preparar e necessitar de concentração, é melhor isolar-se e evitar as distracções de uma área dedicada à comunicação.

Outra forma, poderá voltar para casa à noite, sem muito orgulho do seu trabalho inacabado e das horas extra que terá de dedicar.

Para evitar este tipo de cenário, pode ser sensato planear a sua mobilidade geográfica no dia anterior, e fazer uma reserva de quarto, se necessário.

Rede interna (sim, é possível!)

As interacções são facilitadas em espaços de trabalho colaborativos, cada dia representa uma oportunidade de trabalho em rede.

Como um happy hour, não hesite em apresentar-se aos seus novos colegas de quarto e explicar brevemente o seu papel dentro da organização.

Memorize o primeiro nome e o cargo de cada um, e porque não convidá-los a juntar-se à sua rede LinkedIn?

Este tipo de escritório é também propício ao desenvolvimento profissional, uma vez que a partilha de informação é simplificada e por vezes instantânea.

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Sem ser calculado ou estratégico, pode destacar-se com a sua aparência, atitude positiva e profissionalismo.

Quem sabe que portas podem abrir?

No lado oposto, cuidado com um humor sujo e más maneiras que podem funcionar contra si.

É visto e ouvido por mais pessoas, por isso, sempre que possível, tente causar uma impressão positiva.

Conclusão

Se estiver disposto a trabalhar numa empresa que oferece espaços de trabalho colaborativo, a adaptabilidade será o seu melhor amigo.

Mas acima de tudo, dê a si próprio tempo para se aclimatar a este novo ritmo, pois é uma mudança susceptível de agitar a vida quotidiana.

Para que esta transição seja bem sucedida, é melhor abster-se de se deter no passado.

É melhor aproveitar os diferentes lugares e ferramentas à sua disposição, novos encontros e oportunidades de desenvolvimento profissional, e aperfeiçoar o seu uso das novas tecnologias.

Se, no entanto, permanecer inconsolável quando pensa na sua antiga rotina, na sua moldura fotográfica, canetas multicoloridas e outros aparelhos que decoravam o seu escritório, pode não ser para si.

Afinal, todos os gostos estão na natureza. Mas, tenho a sensação de que o mundo do trabalho de amanhã ainda tem muitas surpresas reservadas para nós.

Então, prepara-te!

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